Die Entscheidung für ein Redaktionssystem, CMS oder ECM (Begriffsdefinitionen siehe Teil 1) ist so weitreichend, dass sie wohlüberlegt sein sollte. 2013 haben wir verschiedene Trends ausgemacht, die bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden sollten (siehe Roadmap).
Die erste Beobachtung: Prozesse und Integrationen stehen zunehmend im Mittelpunkt der Betrachtung, während das CMS/ECM in den Hintergrund rückt. Diese Umgewichtung entspricht der Auffassung von SQUIDDS, dass Prozesse die wichtigsten UseCases für das Finden zukunftsweisender Lösungen sind.
Welche Integrationen sollten dabei berücksichtigt werden?
- Einbeziehung von Fremddaten, vor allem im PDF-Format.
- Nutzung von 3D-Daten aus der Konstruktion als Quelle.
- Umwandlung dieser Quelldaten in ein für Marketing, Dokumentation und Service passendes Format (z.B. U3D, PRC etc.).
- Berücksichtigung von strukturierten und unstrukturierten Daten.
- Die zunehmende Nutzung der Cloud erfordern die Anbindung von entsprechenden Applikationen.
- Entlastung des Anwenders, um die Konzentration auf die Inhaltserstellung zu ermöglichen.
Zunehmend wünschen sich viele Firmen einen reduzierten Workflow in ihren Redaktionsabteilungen. Mit dem Erstellen und Verwalten von Multichannel-Formaten in der Cloud (für Druck, PC, Mac oder mobile Geräte) wird dies gewährleistet. Die Redakteure können sich auf die inhaltliche Pflege von Content konzentrieren, anstatt sich mit Strukturen, Formaten, Layouts und Ausgabeformaten zu befassen.
Die zweite Beobachtung ist, dass Datenmengen und Geschwindigkeiten stark zunehmen.
- Die Menge an unterschiedlichen Daten steigt an.
- Erhöhte Vernetzung innerhalb von Unternehmen, die auf diese Daten zugreifen.
- Wachsende Programmvielfalt.
- Die Anzahl erforderlicher Ausgabeformate nimmt zu.
Im Einzelnen
Daten:
Die Formate XML und DITA werden mitunter als Universallösung verstanden, obwohl sich diese Formate vorwiegend zur optimalen Darstellung von Text eignen. Bilder und Grafiken hingegen werden in wechselnden Formaten verwendet. Zudem verfügen auch 3D- oder Videoinhalte über verschiedene Formate. Dabei ist es wichtig, dass innerhalb eines CMS die verwendeten 3D-Quelldaten und RichMedia Inhalte unternehmensweit gepflegt werden können.
Zur konsequenten Datenpflege zählt auch die einheitliche Verwendung von Terminologien. Daher empfiehlt sich die Nutzung von Terminologiesoftware, die nicht nur verschiedene Editoren unterstützt, sondern auch die Terminologiepflege erleichtert.
Vernetzung:
Eine Vielzahl an Daten muss innerhalb von Unternehmen weiterbearbeitet werden. Dazu zählen unter anderem 3D-Daten aus der Konstruktion, Bilder, Videos und Texte aus der Software-Entwicklung oder ganze Anleitungen aus dem Bereich Service und Schulung.
Aufgrund dieser Vernetzung ist die alleinige Ausrichtung eines CMS/ECM auf Redaktion oder Technische Dokumentationsabteilung nicht zielführend. Es gilt stattdessen, möglichst viele Abteilungen eines Unternehmens mit in die Einführung eines neuen Systems einzubeziehen.
Programme:
Vom einfachen Editor über MS Word, Publishing Editoren, wie InDesign oder FrameMaker bis hin zu komplexen XML/DITA-Daten, die mit verschiedensten XML-Editoren bearbeitet werden können, wird die mögliche Vielfalt an Programmen als wichtiger UseCase bei der Planung berücksichtigt. Dabei gilt es zu bedenken, dass der weitere Einsatz bekannter Programme häufig mehr Vorteile bietet als das aufwändige Einführen und Schulen neuer Software.
Ausgabeformate:
Bisher galt das PDF-Format als Nummer Eins der Ausgabeformate. Doch mit der zunehmenden Verwendung mobiler Geräte ändern sich die Ansprüche an das optimale Format. Für Smartphones oder Tablet-PCs sind andere Formate als das PDF deutlich besser geeignet. Häufig werden mehrere Formate benötigt, um sowohl Print- als auch Online- und mobile Ausgaben zu ermöglichen (Beispiel: Finalyser Online-Help). Um nicht jedes Mal neue Quelldaten erstellen zu müssen, sollte ein Generator wie WebWorks ePublisher verwendet werden, der ohne zusätzlichen Aufwand zahlreiche Ausgabeformate generieren kann.
Weitere ECM-Lösungen
Wie bereits in Teil 1 beschrieben, zeichnet sich ein ECM durch die Vielseitigkeit der Datenverwaltung sowie die Integration von Editoren und Generatoren aus. Dadurch wird das Erstellen und Verwalten von Daten sowie die Publikation in zahlreiche Ausgabeformate gewährleistet.
Beispiel: Cinnamon (Open Source Enterprise Content Management System)
Ein weiterer Trend, der vor allem auf dem amerikanischen Markt zu beobachten ist, besteht in der zunehmenden Nutzung von Open Source Lösungen. Besonders in der mittleren Unternehmensebene ist man bestrebt, sich auf Prozesse zu konzentrieren und CMS lediglich als sofort nutzbares Werkzeug zur Datenverwaltung einzusetzen. Die Leistungsfähigkeit liegt in den Editoren und Generatoren, die austauschbarer werden und die einfachere Konzeption eines CMS ermöglichen – ob als ECM oder für standardisierte Prozesse auch als Redaktionssystem.
Das Cinnamon Enterprise Content Management System (ECMS) ist eine Open Source Lösung, die vor allem als wertvolles Werkzeug für die Erstellung und Verwaltung von komplexen und modularen mehrsprachigen Technischen Dokumentationen genutzt werden kann.
Beispiel: FINALYSER CMS/ECM
SQUIDDS vertritt die Überzeugung, dass Standardwerkzeuge immer dann eingesetzt werden sollten, wenn der Einsatz mehr Vorteile als Nachteile bietet. Hier werden auch Standardsysteme oder Open Source Lösungen interessant, die dem Kunden die höchstmögliche Flexibilität und Unabhängigkeit garantieren.
Bei allen Entscheidungen sollte der Gedanke eine Rolle spielen, dass die Welt nicht stillsteht. Ein zu großer Perfektionismus oder ein zu großes Vertrauen in die schnellstmögliche Einführung eines CMS können mitunter sogar hinderlich sein. Da sich die meisten Projekte in ständigem Wandel und veränderlichen Prozessen befinden, sollte man sich nicht von einer einengenden Lösung bei nachfolgenden Prozessen abhängig machen. Mittels Workshops, Machbarkeitsanalyse, Pflichtenheft und austauschbaren Systemen hat SQUIDDS als Consultant stets langfristige standardisierte Lösungen im Blick, die auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind. Der Einsatz eines durchdachten CMS, die Anpassung in den Prozessen und die Nutzung des Outputgenerators WebWorks ePublisher ermöglichen dabei die höchstmögliche Flexibilität.
(Verfasser: Georg Eck)
Weitere Informationen finden Sie auch auf nachfolgenden Seiten:
“Die erste Beobachtung: Prozesse und Integrationen stehen zunehmend im Mittelpunkt der Betrachtung, während das CMS/ECM in den Hintergrund rückt. Diese Umgewichtung entspricht der Auffassung von SQUIDDS, dass Prozesse die wichtigsten UseCases für das Finden zukunftsweisender Lösungen sind.”
Soweit stimme ich zu. Allerdings halte ich es für zu eng, dies auf ein Problem der Daten und mit daten abzuschieben. Wenn dem Korrekturleser der Umgang mit PDF nicht vertraut ist, nutzt mir mein schnellster Workflow nichts. Wenn von zwei SMEs drei unterschiedliche Statements zu einem Produkt kommen, stehe ich auch mit einem CMS/ECM im Regen.
Mir ist bewusst, dass man als Anbieter von Software natürlich Prozesse vor allem in Hinblick auf ihre Abbildbarkeit auf Systeme betrachten muss, aber oft liegen die wahren Produktivitätskiller ganz woanders. Leider.