ECM kontra Redaktionssystem (Teil 1)

„Nicht immer war die Entscheidung für ein Redaktionssystem die richtige Entscheidung“, so könnte die Überschrift auch lauten. In mehr als 20 Jahren habe ich die Erfahrung gemacht, dass Kunden ebenso oft Entscheidungen treffen, die gut und richtig für ihr Unternehmen sind, wie Entscheidungen, die sich langfristig nachteilig auswirken können. Am kostspieligsten waren dabei immer Fehlentscheidungen für ein Redaktionssystem.

Begriffserklärung

Bevor wir die Details und Phasen für die erfolgreiche Einführung eines ECM/CMS oder Redaktionssystems näher betrachten, sollen zunächst die Begriffe geklärt werden:

„Redaktionssysteme sind Softwaresysteme zur Verwaltung von publizistischen Inhalten, insbesondere von Zeitungen, Zeitschriften und Web-Seiten. Wesentliches Merkmal ist die Trennung von Inhalten (Content), Datenstruktur und Design (Layout) sowie die Möglichkeit der Zugriffssteuerung bzw. des Workflows.“ (Wikipedia)

„Der Begriff Dokumentenmanagement bezeichnet die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente […] mit Checkin/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen. (Wikipedia)

„Ein Content-Management-System (CMS) ist eine Software zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten (Content) zumeist in Webseiten, aber auch in anderen Medienformen. Diese können aus Text- und Multimedia-Dokumenten bestehen.  Besonderer Wert wird bei CMS auf eine medienneutrale Datenhaltung gelegt. Joomla, Drupal, TYPO3 und WordPress zählen zu den bekanntesten Open-Source-CMS“ (Wikipedia)

„Enterprise-Content-Management (ECM) umfasst die Methoden, Technologien und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. Enterprise steht für Zugangs- und Bearbeitungsrechte, unternehmensweit […] Content steht für beliebige Inhalte in elektronischen Systemen und Management steht für Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle“ (Wikipedia)

 

Vorgehensweise, Entscheidungsfindung

Einige Kunden, die sich fragen, welches System das richtige für sie ist, halten es wie bei einer Modenschau und laden verschiedene Hersteller ein, um sich deren Lösungen vorführen zu lassen. Ist das jedoch die richtige Vorgehensweise? Ist es nicht besser, eine Vorauswahl zu treffen und anschließend einzelne Hersteller einzuladen, um sich seiner Entscheidung sicher sein zu können?

Mit folgendem 8-Phasenmodell lässt sich die Entscheidungsfindung gut vorbereiten und ein produktives System erfolgreich einsetzen:

• Phase 1: Unabhängigen Consultant beauftragen, um alle Use Cases/Anforderungen in einem ersten Workshop zu definieren.
• Phase 2: Der Consultant führt basierend auf seiner Erfahrung eine Analyse durch, in der verschiedene Lösungsszenarien verglichen, dokumentiert und in einem zweiten Workshop vorgestellt werden.
• Phase 3: Es wird ein Lastenheft erstellt, das mehrere Hersteller erhalten, um verschiedene Angebote mit detaillierter Leistungsübersicht und Bezugnahme auf die Anforderungen zu erhalten.
• Phase 4: Kunde und Consultant treffen eine Entscheidung und laden den bevorzugten Hersteller für einen weiteren Workshop inklusive eines Piloten ein.
• Phase 5: Consultant und Hersteller erstellen in enger Zusammenarbeit einen Piloten, in dem festgelegte Use Cases umgesetzt werden.
• Phase 6: Der Kunde testet den Piloten eine definierte Zeitspanne. Der Consultant beobachtet den Einsatz, um dann in einem weiteren Workshop die Ergebnisse mit Hersteller und Kunden noch einmal zu bewerten.
• Phase 7: Die Erstellung eines Pflichtenheftes führt zur Überarbeitung der Prozesse, des Piloten und zu einem produktiven System.
• Phase 8: Produktives System wird eingeführt, die Mitarbeiter geschult und über einen definierten Zeitraum vom Consultant begleitet, um Fragen und auftretende Probleme schnell lösen zu können.

Selbstverständlich sind PREMIUM-Wartung, Maintenance und damit auch Support in Anspruch zu nehmen, um keine weiteren Kosten entstehen zu lassen. Denn nur wenn das System nach seiner Einführung schneller zu Ergebnissen führt als vorher, wird es angenommen und ist erfolgreich.

 

Wann ist ein ECM die richtige Entscheidung?

Redaktionssysteme und manche CMS sind Systeme für die Wiederverwendung von Inhalten sowie für Trennung von Content, Struktur und Layout. Ist das immer möglich? Wie hoch sind der Serienanteil und die Stückzahl Ihrer Produkte, die zu beschreiben sind? Für Dokumentationen von Produkten mit geringen Stückzahlen und einem hohen Anteil von Lieferanten-Informationen eignet sich ein Redaktionssystem nur sehr bedingt, sodass hier ein ECM einzusetzen ist.

 

 

Warum Workshops? Warum ein Consultant?

Jeder Kunde setzt andere Prioritäten. Dabei spielen Besonderheiten im Workflow und zu berücksichtigende Prozesse eine Rolle. Immer häufiger sind mehrere Abteilungen in die Produktion integriert, z.B. Konstruktion, Vertrieb, Softwareentwicklung und die Dokumentationsabteilung. Unserer Erfahrung nach hat ein Consultant zahlreiche Möglichkeiten, die verschiedenen Interessen, Kompetenzen, Wünsche und Beurteilungen zu strukturieren und zum Wohle des gesamten Unternehmens zu optimieren.

Beispiel SAP: Wenn SAP im Einsatz ist, sind Aussagen wie „das kann alles SAP“ sehr häufig. Dem ist jedoch nicht immer so. Allerdings ist eine zielführende Lösung ohne SAP vermutlich auch nicht zukunftsweisend. Es gilt, die richtigen Einsatzmöglichkeiten und Anwendungen zu finden und gegebenenfalls zu kombinieren.

Ganz abgesehen davon sind Qualität und Innovation sowie die Verfügbarkeit von Integrationen ein wichtiger Aspekt. Ein CM muss in der Lage sein, ständig mit Updates versorgt zu werden. Bei herkömmlichen Redaktionssystemen erleben wir oft, dass  die Systeme erst nach 1-2 Jahren einen Wechsel des Editors erlauben, weil sie selbst das Update erst erstellen und die kundenspezifische Anpassung für das Gesamtsystem nachführen müssen. Das kostet unnötig Zeit und verursacht Kosten.

 

Standardwerkzeuge, Standardprozesse, Standardlösungen

Um den immer schneller werdenden Wandel von Techniken oder Formaten wie 3D und Video beherrschen und kostengünstig einbinden zu können, ist es wichtig, den Fokus auf Standardwerkzeuge zu setzen.

 

Terminologie, Sprache

Je mehr Sprachen für Technische Dokumentationen notwendig sind, desto zielführender sind DITA (Format) und Redaktions-/CM-Systeme. Ist der Anteil an wiederverwendbaren Inhalten gering und/oder der Anteil an Inhalten von Lieferanten hoch, empfiehlt sich die Verwendung eines ECM für ein gelungenes Terminologie- und Sprachenmanagement.

Beispiel Terminologie: Terminologieprüfung und Rechtschreibprüfung sind streng voneinander zu unterscheiden. Viele Editoren beinhalten die Möglichkeit der Rechtschreibprüfung. Eine zentrale Datenbank für alle Programme wäre dabei wünschenswert. Redaktionssysteme oder ECM sind per se nicht für diese Arbeit zuständig, sondern externe Systeme. Daher muss geprüft werden, welche Systeme die richtigen für die unternehmenseigenen Anforderungen sind. Viele Anwender können mit einem Minimum an Prüfung bei maximaler Verfügbarkeit bereits über 90% der Fehler eliminieren – wie bei der Verwendung von Finalyser TERM CHECK.

 

Wissensmanagement

Wir wissen heute schon, dass das Wissensmanagement in den nächsten 5 Jahren mehr Beachtung finden wird als das Erzeugen von Ausgaben. Durch die immer schneller werdende Änderungshäufigkeit müssen Informationen online abrufbar sein, wie es nur durch direkten Zugang zum System möglich ist.

 

Online-Information

Online-Hilfen sollten ebenfalls aus dem System heraus erzeugt werden und stets aktualisierbar sein, um den Aufwand der Lieferung zu verringern. Aufgrund der heutigen Formatvielfalt (HTML5, PDF, CHM, JaveHelp …) ist ein unabhängiger Generator für die Erstellung von Online-Informationen besser geeignet als Generatoren, die vom jeweiligen Redaktions- oder CMS-Hersteller abhängig sind. Die Verwendung der Formate WebWorks REVERB und HTML5 wird daher enorm ansteigen.

Auch das Open-Tool-Kit (OTK) ist hier nur bedingt geeignet, denn es kann standardmäßig nur eine Art von neutralen Formaten verarbeiten, während weitere Lösungen zu programmieren sind.

Beispiel mobile Geräte: Prognosen zufolge werden bis 2015 mehr Tablets und Smartphones als PCs und Notebooks in Verwendung sein. Bereits jetzt hat das Tablet die Paradigmen in der Kommunikation geändert. PDFs, HTML5-Ausgaben werden direkt auf dem Tablet gelesen, im Büro und unterwegs, ob Vertrieb oder Service, das Tablet wird die Nummer 1.

Beispiel Suchen: Je kleiner das Display, desto weniger Tastatur. Steht kein Papier zur Verfügung, wird das Suchen zur wichtigsten Schnittstelle zum Content. Die Indizierung, die Search Engine werden immer wichtiger, um den Anwender schnell und genau an das richtige Ziel zu navigieren.

 

Automatisierung

Neue Trends einfacher, schneller und kostengünstig umzusetzen und zu integrieren, setzt Strategien sowie Automatisierungskomponenten und -generatoren voraus. Diese Standards sind kostengünstig und weltweit verfügbar.

Beispiel 3D, Video: Die Verwendung von Multimedia und Rich-Media-Inhalten nimmt ständig zu. Diese Medien sind vor allem für Trainingsunterlagen interessant, da sie die Schulung vereinfachen. Aber wie sind native CAD-Daten, das Zwischenformat mit Tetra4D und Videos zu verwalten? Alle Formate für die Technische Kommunikation (engl. TechComm) sind in einem System von allen Beteiligten zu verwalten. Dafür Redaktionssysteme zu erweitern ist weder kostengünstig noch zukunftsweisend.

Beispiel Kommunikation, Social Media: Die zunehmende Kommunikation bringt es mit sich, dass Twitter, Facebook, Google+, Google Analytics etc. immer stärker in Online-Hilfen berücksichtigt werden müssen. Dabei ist es zielführend, den Generator vom CM-System zu entkoppeln. Lösung: WebWorks ePublisher ist genau dafür ausgelegt, sodass viele amerikanische CM-Hersteller und auch die ersten deutschen Hersteller (z.B. Acolada) erfolgreich mit dieser Lösung arbeiten.

 

Zusammenfassung, Vorteile eines ECM

• Ein ECM kann unternehmensweit eingesetzt werden und ist nicht auf die Technische Dokumentation beschränkt.
• Es sind bereits automatisierte Prozesse definiert und sofort einsetzbar. Weitere Add-ons erweitern kostengünstig Prozesse.
• Einfache Integration von Zuliefer-Dokumentationen.
• Editoren, Bearbeitungswerkzeuge und Generatoren sind grundsätzlich einsetz- und austauschbar, dadurch kostengünstiger als herstellerabhängige Editoren.
• Informationen können mit einer Vielzahl von Möglichkeiten verarbeitet und publiziert werden.
• Ein ECM kann strukturierte und unstrukturierte Informationen verwalten und verarbeiten.
• Verwaltung, Rechte und Suchfunktionen abteilungs- und unternehmensweit nutzbar.
• Jederzeit erweiterbar.

 

Weitere Informationen:

• www.make-a-muffin.de zeigt verschiedene Szenarien auf.
• Tipps & Tricks, Erfolgsgeschichten, www.WORKFLOWblog.de
• Finalyser ECM/CMS: www.finalyser.de
• Finalyser TERM CHECK: www.finalyser.de/finalyser-term-check.html
• WebWorks Generator: www.squidds.de/webworks
• 3D-Lösungen: www.tetra4d.de

 

(Verfasser: Georg Eck)

 

Demnächst Teil 2: Verschiedene ECM-Systeme und Anbindung von Editoren und Generatoren