{"id":3143,"date":"2013-04-05T08:50:53","date_gmt":"2013-04-05T07:50:53","guid":{"rendered":"http:\/\/www.workflowblog.de\/?p=3143"},"modified":"2021-09-22T15:35:08","modified_gmt":"2021-09-22T14:35:08","slug":"ecm-kontra-redaktionssystem-teil-2","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.workflowblog.de\/?p=3143","title":{"rendered":"ECM kontra Redaktionssystem (Teil 2)"},"content":{"rendered":"

Die Entscheidung f\u00fcr ein Redaktionssystem, CMS oder ECM (Begriffsdefinitionen siehe Teil 1<\/a>) ist so weitreichend, dass sie wohl\u00fcberlegt sein sollte. 2013 haben wir verschiedene Trends ausgemacht, die bei der Entscheidungsfindung ber\u00fccksichtigt werden sollten (siehe Roadmap<\/a>).<\/p>\n

Die erste Beobachtung:<\/em> Prozesse und Integrationen stehen zunehmend im Mittelpunkt der Betrachtung, w\u00e4hrend das CMS\/ECM in den Hintergrund r\u00fcckt. Diese Umgewichtung entspricht der Auffassung von SQUIDDS, dass Prozesse die wichtigsten UseCases f\u00fcr das Finden zukunftsweisender L\u00f6sungen sind.<\/p>\n

Welche Integrationen sollten dabei ber\u00fccksichtigt werden?<\/p>\n

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  1. Einbeziehung von Fremddaten, vor allem im PDF-Format.<\/li>\n
  2. Nutzung von 3D-Daten aus der Konstruktion als Quelle.<\/li>\n
  3. Umwandlung dieser Quelldaten in ein f\u00fcr Marketing, Dokumentation und Service passendes Format (z.B. U3D, PRC etc.).<\/li>\n
  4. Ber\u00fccksichtigung von strukturierten und unstrukturierten Daten.<\/li>\n
  5. Die zunehmende Nutzung der Cloud erfordern die Anbindung von entsprechenden Applikationen.<\/li>\n
  6. Entlastung des Anwenders, um die Konzentration auf die Inhaltserstellung zu erm\u00f6glichen.<\/li>\n<\/ol>\n

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    Zunehmend w\u00fcnschen sich viele Firmen einen reduzierten Workflow in ihren Redaktionsabteilungen. Mit dem Erstellen und Verwalten von Multichannel-Formaten in der Cloud (f\u00fcr Druck, PC, Mac oder mobile Ger\u00e4te) wird dies gew\u00e4hrleistet. Die Redakteure k\u00f6nnen sich auf die inhaltliche Pflege von Content konzentrieren, anstatt sich mit Strukturen, Formaten, Layouts und Ausgabeformaten zu befassen.<\/p>\n

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    Die zweite Beobachtung<\/em> ist, dass Datenmengen und Geschwindigkeiten stark zunehmen.<\/p>\n

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    1. Die Menge an unterschiedlichen Daten steigt an.<\/li>\n
    2. Erh\u00f6hte Vernetzung innerhalb von Unternehmen, die auf diese Daten zugreifen.<\/li>\n
    3. Wachsende Programmvielfalt.<\/li>\n
    4. Die Anzahl erforderlicher Ausgabeformate nimmt zu.<\/li>\n<\/ol>\n

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      Im Einzelnen<\/strong><\/p>\n

      Daten:<\/em><\/p>\n

      Die Formate XML und DITA werden mitunter als Universall\u00f6sung verstanden, obwohl sich diese Formate vorwiegend zur optimalen Darstellung von Text eignen. Bilder und Grafiken hingegen werden in wechselnden Formaten verwendet. Zudem verf\u00fcgen auch 3D- oder Videoinhalte \u00fcber verschiedene Formate. Dabei ist es wichtig, dass innerhalb eines CMS die verwendeten 3D-Quelldaten und RichMedia Inhalte unternehmensweit gepflegt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n

      Zur konsequenten Datenpflege z\u00e4hlt auch die einheitliche Verwendung von Terminologien. Daher empfiehlt sich die Nutzung von Terminologiesoftware, die nicht nur verschiedene Editoren unterst\u00fctzt, sondern auch die Terminologiepflege erleichtert.<\/p>\n

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      Vernetzung:<\/em><\/p>\n

      Eine Vielzahl an Daten muss innerhalb von Unternehmen weiterbearbeitet werden. Dazu z\u00e4hlen unter anderem 3D-Daten aus der Konstruktion, Bilder, Videos und Texte aus der Software-Entwicklung oder ganze Anleitungen aus dem Bereich Service und Schulung.<\/p>\n

      Aufgrund dieser Vernetzung ist die alleinige Ausrichtung eines CMS\/ECM auf Redaktion oder Technische Dokumentationsabteilung nicht zielf\u00fchrend. Es gilt stattdessen, m\u00f6glichst viele Abteilungen eines Unternehmens mit in die Einf\u00fchrung eines neuen Systems einzubeziehen.<\/p>\n

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      Programme:<\/em><\/p>\n

      Vom einfachen Editor \u00fcber MS Word, Publishing Editoren, wie InDesign oder FrameMaker bis hin zu komplexen XML\/DITA-Daten, die mit verschiedensten XML-Editoren bearbeitet werden k\u00f6nnen, wird die m\u00f6gliche Vielfalt an Programmen als wichtiger UseCase bei der Planung ber\u00fccksichtigt. Dabei gilt es zu bedenken, dass der weitere Einsatz bekannter Programme h\u00e4ufig mehr Vorteile bietet als das aufw\u00e4ndige Einf\u00fchren und Schulen  neuer Software.<\/p>\n

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      Ausgabeformate:<\/em><\/p>\n

      Bisher galt das PDF-Format als Nummer Eins der Ausgabeformate. Doch mit der zunehmenden Verwendung mobiler Ger\u00e4te \u00e4ndern sich die Anspr\u00fcche an das optimale Format. F\u00fcr Smartphones oder Tablet-PCs sind andere Formate als das PDF deutlich besser geeignet. H\u00e4ufig werden mehrere Formate ben\u00f6tigt, um sowohl Print- als auch Online- und mobile Ausgaben zu erm\u00f6glichen (Beispiel: Finalyser Online-Help<\/a>). Um nicht jedes Mal neue Quelldaten erstellen zu m\u00fcssen, sollte ein Generator wie WebWorks ePublisher verwendet werden, der ohne zus\u00e4tzlichen Aufwand zahlreiche Ausgabeformate generieren kann.<\/p>\n

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      Weitere ECM-L\u00f6sungen<\/strong><\/p>\n

      Wie bereits in Teil 1<\/a> beschrieben, zeichnet sich ein ECM durch die Vielseitigkeit der Datenverwaltung sowie die Integration von Editoren und Generatoren aus. Dadurch wird das Erstellen und Verwalten von Daten sowie die Publikation in zahlreiche Ausgabeformate gew\u00e4hrleistet.<\/p>\n

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      Beispiel:<\/strong> Cinnamon (Open Source Enterprise Content Management System)<\/em><\/p>\n

      Ein weiterer Trend, der vor allem auf dem amerikanischen Markt zu beobachten ist, besteht in der zunehmenden Nutzung von Open Source L\u00f6sungen. Besonders in der mittleren Unternehmensebene ist man bestrebt, sich auf Prozesse zu konzentrieren und CMS lediglich als sofort nutzbares Werkzeug zur Datenverwaltung einzusetzen. Die Leistungsf\u00e4higkeit liegt in den Editoren und Generatoren, die austauschbarer werden und die einfachere Konzeption eines CMS erm\u00f6glichen \u2013 ob als ECM oder f\u00fcr standardisierte Prozesse auch als Redaktionssystem.<\/p>\n

      Das Cinnamon Enterprise Content Management System (ECMS) ist eine Open Source L\u00f6sung, die vor allem als wertvolles Werkzeug f\u00fcr die Erstellung und Verwaltung von komplexen und modularen mehrsprachigen Technischen Dokumentationen genutzt werden kann.<\/p>\n

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      Beispiel:<\/strong> FINALYSER CMS\/ECM<\/em><\/p>\n

      SQUIDDS vertritt die \u00dcberzeugung, dass Standardwerkzeuge immer dann eingesetzt werden sollten, wenn der Einsatz mehr Vorteile als Nachteile bietet. Hier werden auch Standardsysteme oder Open Source L\u00f6sungen interessant, die dem Kunden die h\u00f6chstm\u00f6gliche Flexibilit\u00e4t und Unabh\u00e4ngigkeit garantieren.<\/p>\n

      Bei allen Entscheidungen sollte der Gedanke eine Rolle spielen, dass die Welt nicht stillsteht. Ein zu gro\u00dfer Perfektionismus oder ein zu gro\u00dfes Vertrauen in die schnellstm\u00f6gliche Einf\u00fchrung eines CMS k\u00f6nnen mitunter sogar hinderlich sein. Da sich die meisten Projekte in st\u00e4ndigem Wandel und ver\u00e4nderlichen Prozessen befinden, sollte man sich nicht von einer einengenden L\u00f6sung bei nachfolgenden Prozessen abh\u00e4ngig machen. Mittels Workshops, Machbarkeitsanalyse, Pflichtenheft und austauschbaren Systemen hat SQUIDDS als Consultant stets langfristige standardisierte L\u00f6sungen<\/a> im Blick, die auf das jeweilige Unternehmen zugeschnitten sind. Der Einsatz eines durchdachten CMS, die Anpassung in den Prozessen und die Nutzung des Outputgenerators WebWorks ePublisher erm\u00f6glichen dabei die h\u00f6chstm\u00f6gliche Flexibilit\u00e4t.<\/p>\n

      (Verfasser: Georg Eck)<\/em><\/p>\n

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      Weitere Informationen finden Sie auch auf nachfolgenden Seiten:<\/strong><\/p>\n