Bevor wir die Details und Phasen f\u00fcr die erfolgreiche Einf\u00fchrung eines ECM\/CMS oder Redaktionssystems n\u00e4her betrachten, sollen zun\u00e4chst die Begriffe gekl\u00e4rt werden:<\/p>\n
\u201eRedaktionssysteme<\/em> sind Softwaresysteme zur Verwaltung von publizistischen Inhalten, insbesondere von Zeitungen, Zeitschriften und Web-Seiten. Wesentliches Merkmal ist die Trennung von Inhalten (Content), Datenstruktur und Design (Layout) sowie die M\u00f6glichkeit der Zugriffssteuerung bzw. des Workflows.\u201c (Wikipedia)<\/p>\n \u201eDer Begriff Dokumentenmanagement<\/em> bezeichnet die datenbankgest\u00fctzte Verwaltung elektronischer Dokumente [\u2026] mit Checkin\/Checkout, Versionierung und anderen Funktionen. (Wikipedia)<\/p>\n \u201eEin Content-Management-System<\/em> (CMS) ist eine Software zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten (Content) zumeist in Webseiten, aber auch in anderen Medienformen. Diese k\u00f6nnen aus Text- und Multimedia-Dokumenten bestehen. Besonderer Wert wird bei CMS auf eine medienneutrale Datenhaltung gelegt. Joomla, Drupal, TYPO3 und WordPress z\u00e4hlen zu den bekanntesten Open-Source-CMS\u201c (Wikipedia)<\/p>\n \u201eEnterprise-Content-Management<\/em> (ECM) umfasst die Methoden, Technologien und Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterst\u00fctzung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. Enterprise steht f\u00fcr Zugangs- und Bearbeitungsrechte, unternehmensweit [\u2026] Content steht f\u00fcr beliebige Inhalte in elektronischen Systemen und Management steht f\u00fcr Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle\u201c (Wikipedia)<\/p>\n <\/p>\n Vorgehensweise, Entscheidungsfindung<\/strong><\/p>\n Einige Kunden, die sich fragen, welches System das richtige f\u00fcr sie ist, halten es wie bei einer Modenschau und laden verschiedene Hersteller ein, um sich deren L\u00f6sungen vorf\u00fchren zu lassen. Ist das jedoch die richtige Vorgehensweise? Ist es nicht besser, eine Vorauswahl zu treffen und anschlie\u00dfend einzelne Hersteller einzuladen, um sich seiner Entscheidung sicher sein zu k\u00f6nnen?<\/p>\n Mit folgendem 8-Phasenmodell l\u00e4sst sich die Entscheidungsfindung gut vorbereiten und ein produktives System erfolgreich einsetzen:<\/p>\n Selbstverst\u00e4ndlich sind PREMIUM-Wartung, Maintenance und damit auch Support in Anspruch zu nehmen, um keine weiteren Kosten entstehen zu lassen. Denn nur wenn das System nach seiner Einf\u00fchrung schneller zu Ergebnissen f\u00fchrt als vorher, wird es angenommen und ist erfolgreich.<\/p>\n <\/p>\n Wann ist ein ECM die richtige Entscheidung?<\/strong><\/p>\n Redaktionssysteme und manche CMS sind Systeme f\u00fcr die Wiederverwendung von Inhalten sowie f\u00fcr Trennung von Content, Struktur und Layout. Ist das immer m\u00f6glich? Wie hoch sind der Serienanteil und die St\u00fcckzahl Ihrer Produkte, die zu beschreiben sind? F\u00fcr Dokumentationen von Produkten mit geringen St\u00fcckzahlen und einem hohen Anteil von Lieferanten-Informationen eignet sich ein Redaktionssystem nur sehr bedingt, sodass hier ein ECM einzusetzen ist.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Warum Workshops? Warum ein Consultant?<\/strong><\/p>\n Jeder Kunde setzt andere Priorit\u00e4ten. Dabei spielen Besonderheiten im Workflow und zu ber\u00fccksichtigende Prozesse eine Rolle. Immer h\u00e4ufiger sind mehrere Abteilungen in die Produktion integriert, z.B. Konstruktion, Vertrieb, Softwareentwicklung und die Dokumentationsabteilung. Unserer Erfahrung nach hat ein Consultant zahlreiche M\u00f6glichkeiten, die verschiedenen Interessen, Kompetenzen, W\u00fcnsche und Beurteilungen zu strukturieren und zum Wohle des gesamten Unternehmens zu optimieren.<\/p>\n Beispiel SAP: <\/em>Wenn SAP im Einsatz ist, sind Aussagen wie \u201edas kann alles SAP\u201c sehr h\u00e4ufig. Dem ist jedoch nicht immer so. Allerdings ist eine zielf\u00fchrende L\u00f6sung ohne SAP vermutlich auch nicht zukunftsweisend. Es gilt, die richtigen Einsatzm\u00f6glichkeiten und Anwendungen zu finden und gegebenenfalls zu kombinieren.<\/p>\n Ganz abgesehen davon sind Qualit\u00e4t und Innovation sowie die Verf\u00fcgbarkeit von Integrationen ein wichtiger Aspekt. Ein CM muss in der Lage sein, st\u00e4ndig mit Updates versorgt zu werden. Bei herk\u00f6mmlichen Redaktionssystemen erleben wir oft, dass die Systeme erst nach 1-2 Jahren einen Wechsel des Editors erlauben, weil sie selbst das Update erst erstellen und die kundenspezifische Anpassung f\u00fcr das Gesamtsystem nachf\u00fchren m\u00fcssen. Das kostet unn\u00f6tig Zeit und verursacht Kosten.<\/p>\n <\/p>\n Standardwerkzeuge, Standardprozesse, Standardl\u00f6sungen<\/strong><\/p>\n Um den immer schneller werdenden Wandel von Techniken oder Formaten wie 3D und Video beherrschen und kosteng\u00fcnstig einbinden zu k\u00f6nnen, ist es wichtig, den Fokus auf Standardwerkzeuge zu setzen.<\/p>\n <\/p>\n Terminologie, Sprache<\/strong><\/p>\n Je mehr Sprachen f\u00fcr Technische Dokumentationen notwendig sind, desto zielf\u00fchrender sind DITA (Format) und Redaktions-\/CM-Systeme. Ist der Anteil an wiederverwendbaren Inhalten gering und\/oder der Anteil an Inhalten von Lieferanten hoch, empfiehlt sich die Verwendung eines ECM f\u00fcr ein gelungenes Terminologie- und Sprachenmanagement.<\/p>\n Beispiel Terminologie: <\/em>Terminologiepr\u00fcfung und Rechtschreibpr\u00fcfung sind streng voneinander zu unterscheiden. Viele Editoren beinhalten die M\u00f6glichkeit der Rechtschreibpr\u00fcfung. Eine zentrale Datenbank f\u00fcr alle Programme w\u00e4re dabei w\u00fcnschenswert. Redaktionssysteme oder ECM sind per se nicht f\u00fcr diese Arbeit zust\u00e4ndig, sondern externe Systeme. Daher muss gepr\u00fcft werden, welche Systeme die richtigen f\u00fcr die unternehmenseigenen Anforderungen sind. Viele Anwender k\u00f6nnen mit einem Minimum an Pr\u00fcfung bei maximaler Verf\u00fcgbarkeit bereits \u00fcber 90% der Fehler eliminieren \u2013 wie bei der Verwendung von Finalyser TERM CHECK.<\/p>\n <\/p>\n Wissensmanagement<\/strong><\/p>\n Wir wissen heute schon, dass das Wissensmanagement in den n\u00e4chsten 5 Jahren mehr Beachtung finden wird als das Erzeugen von Ausgaben. Durch die immer schneller werdende \u00c4nderungsh\u00e4ufigkeit m\u00fcssen Informationen online abrufbar sein, wie es nur durch direkten Zugang zum System m\u00f6glich ist.<\/p>\n <\/p>\n Online-Information<\/strong><\/p>\n Online-Hilfen sollten ebenfalls aus dem System heraus erzeugt werden und stets aktualisierbar sein, um den Aufwand der Lieferung zu verringern. Aufgrund der heutigen Formatvielfalt (HTML5, PDF, CHM, JaveHelp \u2026) ist ein unabh\u00e4ngiger Generator f\u00fcr die Erstellung von Online-Informationen besser geeignet als Generatoren, die vom jeweiligen Redaktions- oder CMS-Hersteller abh\u00e4ngig sind. Die Verwendung der Formate WebWorks REVERB und HTML5 wird daher enorm ansteigen.<\/p>\n Auch das Open-Tool-Kit (OTK) ist hier nur bedingt geeignet, denn es kann standardm\u00e4\u00dfig nur eine Art von neutralen Formaten verarbeiten, w\u00e4hrend weitere L\u00f6sungen zu programmieren sind.<\/p>\n Beispiel mobile Ger\u00e4te: <\/em>Prognosen zufolge werden bis 2015 mehr Tablets und Smartphones als PCs und Notebooks in Verwendung sein. Bereits jetzt hat das Tablet die Paradigmen in der Kommunikation ge\u00e4ndert. PDFs, HTML5-Ausgaben werden direkt auf dem Tablet gelesen, im B\u00fcro und unterwegs, ob Vertrieb oder Service, das Tablet wird die Nummer 1.<\/p>\n Beispiel Suchen: <\/em>Je kleiner das Display, desto weniger Tastatur. Steht kein Papier zur Verf\u00fcgung, wird das Suchen zur wichtigsten Schnittstelle zum Content. Die Indizierung, die Search Engine werden immer wichtiger, um den Anwender schnell und genau an das richtige Ziel zu navigieren.<\/p>\n <\/p>\n Automatisierung<\/strong><\/p>\n Neue Trends einfacher, schneller und kosteng\u00fcnstig umzusetzen und zu integrieren, setzt Strategien sowie Automatisierungskomponenten und -generatoren voraus. Diese Standards sind kosteng\u00fcnstig und weltweit verf\u00fcgbar.<\/p>\n Beispiel 3D, Video:<\/em> Die Verwendung von Multimedia und Rich-Media-Inhalten nimmt st\u00e4ndig zu. Diese Medien sind vor allem f\u00fcr Trainingsunterlagen interessant, da sie die Schulung vereinfachen. Aber wie sind native CAD-Daten, das Zwischenformat mit Tetra4D und Videos zu verwalten? Alle Formate f\u00fcr die Technische Kommunikation (engl. TechComm) sind in einem System von allen Beteiligten zu verwalten. Daf\u00fcr Redaktionssysteme zu erweitern ist weder kosteng\u00fcnstig noch zukunftsweisend.<\/p>\n Beispiel Kommunikation, Social Media:<\/em> Die zunehmende Kommunikation bringt es mit sich, dass Twitter, Facebook, Google+, Google Analytics etc. immer st\u00e4rker in Online-Hilfen ber\u00fccksichtigt werden m\u00fcssen. Dabei ist es zielf\u00fchrend, den Generator vom CM-System zu entkoppeln. L\u00f6sung: WebWorks ePublisher ist genau daf\u00fcr ausgelegt, sodass viele amerikanische CM-Hersteller und auch die ersten deutschen Hersteller (z.B. Acolada) erfolgreich mit dieser L\u00f6sung arbeiten.<\/p>\n <\/p>\n Zusammenfassung, Vorteile eines ECM<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Weitere Informationen:<\/strong><\/p>\n <\/p>\n (Verfasser: Georg Eck<\/a><\/em>)<\/p>\n <\/p>\n Demn\u00e4chst <\/strong>Teil 2: Verschiedene ECM-Systeme und Anbindung von Editoren und Generatoren <\/strong><\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" \u201eNicht immer war die Entscheidung f\u00fcr ein Redaktionssystem die richtige Entscheidung\u201c, so k\u00f6nnte die \u00dcberschrift auch lauten. In mehr als 20 Jahren habe ich die Erfahrung gemacht, dass Kunden ebenso oft Entscheidungen treffen, die gut und richtig f\u00fcr ihr Unternehmen … Weiterlesen \n
![\"\"](\"http:\/\/www.workflowblog.de\/wp-content\/uploads\/2012\/09\/ECM.jpg\" "\\"Konzept")
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