Adobe & SQUIDDS: Terminologie Management mit Finalyser TERM CHECK

Von einem Maschinenbauer haben wir von einem Vorfall erfahren, den der Leiter der Abteilung Technische Dokumentation berichtete. Einer seiner Kunden, wollte aufgrund der Bezeichnung eines benötigten Ersatzteils in der Online Dokumentation eine Kurvenscheibe bestellen. Im Ersatzteilkatalog ist aber nur von einer Steuerscheibe die Rede, so dass eine sichere Bestellung des Ersatzteils nur nach längeren Recherchen mit der Dokumentations-Abteilung möglich war. Die unterschiedlichen Begrifflichkeiten wurden identifiziert und in allen Quelldokumenten richtig gestellt. Was für ein Aufwand! Und wie viele andere uneinheitliche Termini schlummerten noch unentdeckt in den Dokumenten?
Adobe & SQUIDDS: Terminology Management with Finalyser TERM CHECK

Original Artikel, siehe Adobe TechComm Blog

Eine einheitliche Terminologie spielt innerhalb vieler Branchen eine enorme Rolle, die mit zunehmender Komplexität auch Einfluss auf die Kostenstruktur eines Unternehmens nimmt. Nicht nur in technischen Dokumenten spielt bei der Darstellung umfangreicher Zusammenhänge die präzise, eindeutige und einheitliche Verwendung der richtigen Terminologie eine entscheidende Rolle –es ist sogar noch wichtiger für die Übersetzung in mehrere Sprachen.

Finalyser TERM CHECK von SQUIDDS

Finalyser TERM CHECK ist eine innovative Softwarelösung von SQUIDDS. Zeitaufwändige Anpassungen und Korrekturen von Begriffen können über die zentrale Bereitstellung in einer Datenbank mitgeteilt und durchgeführt werden.

Vor allem für Unternehmen, die erst ein Terminologiesystem einführen möchten, bietet die schlanke Lösung Finalyser TERM CHECK einen schnellen Einstieg in das komplexe Thema. Zusammen mit der zugehörigen Acolada UniTerm Datenbank (in drei Versionen verfügbar) sorgen Sie in kürzester Zeit für einheitliche Terminologie in all Ihren Dokumenten.

Terminologie Management direkt in Adobe FrameMaker integriert

SQUIDDS betrachtet Adobe´s FrameMaker schon seit den 90-iger Jahren als die weltweit führende Software für die Erstellung umfangreicher technischer Dokumentation. Aus diesem Grund beschäftigt sich SQUIDDS schon lange eingehend mit Kundenwünschen und Anforderungen, die eine Erweiterung der Funktionsweise von FrameMaker erfordern. Der FINALYSER ist das Ergebnis davon, es ist eine Sammlung verschiedener Erweiterungen für die Arbeit mit FrameMaker in der Technischen Dokumentation, bei Übersetzungen und seit zwei Jahren auch in der Terminologie.

SQUIDDS ist Spezialist der technischen Dokumentation und Kommunikation (TechComm). Von groß bis klein unterstützen wir Unternehmen, Ihren Workflow mit Hilfe von Standardisierung und Automatisierung zu verbessern.

Diese neueste Erweiterung für den FrameMaker ist der Finalyser TERM CHECK, das Tool, mit dem der Redakteur seine Dokumente und Bücher auf die Einhaltung einer einheitlichen Terminologie im Unternehmen prüfen kann. Es wurde Realität, weil sich im Kontakt mit Kunden immer deutlicher herausstellte, wie groß das Verlangen nach einer integrierten Lösung für die Verwaltung von Terminologie tatsächlich ist.

Finalyser TERM CHECK hat ein einfaches und übersichtliches Menü. TERM CHECK hat immer das gleiche Aussehen, unabhängig von der benutzten Anwendung. So können auch Dokumente, die nicht in FrameMaker geschrieben wurden, auf Terme geprüft werden. Diese Tatsache macht den Umgang mit Terminologie im gesamten Unternehmen viel einfacher.

Terminologiearbeit ganz einfach mit „Terme prüfen“

Terme prüfen

Betrachten Sie folgende Umstände: Termini und Abkürzungen in verschiedenen Dokumenten sollen konsistent gehalten werden, unerwünschte Begriffe, sog. Unwörter oder Dont‘s müssen vermieden werden – aber wie? Wie können diese Begriffe kontrolliert werden oder sogar während des Schreibens markiert und durch korrekte Begriffe ersetzt werden?

Im Menüpunkt „Einstellungen“ wählt der Anwender zunächst aus, welche in der Datenbank hinterlegten Sprachen oder Sachgebiete für die Prüfung des aktuellen Dokuments erforderlich sind. Gibt es beispielsweise Begriffe, die in verschiedenen inhaltlichen Kontexten oder Sprachen unterschiedlich bewertet werden, ist die Einteilung in Sachgebiete und sprachliche Unterschiede sinnvoll.

TC Datenbank Einstellungen

Um in einem Dokument oder Buch verschiedene Wortarten farblich kenntlich zu machen, bietet TERM CHECK die Möglichkeit, Markierungen anzugeben. Mit einem Klick prüfen Sie Ihre Dokumente oder Bücher auf die einheitliche Verwendung der korrekten Terminologie.

TC Dokument Einstellungen

Terminologie Management – einfach und leicht mit „Terme prüfen“

Nach den vorgenommenen Einstellungen kann die Termprüfung beginnen. Im Ergebnisfenster werden alle Terme des Dokuments in eine der folgenden Klassen aufgeteilt.

Finalyser TERM CHECK unterscheidet dabei standardmäßig

  • Dont’s (Unerlaubte Begriffe)
  • Termini (Erlaubte Begriffe)
  • Abkürzungen
  • Stopp Worte (Bindewörter, Füllwörter etc. für Terminologie uninteressant)
  • Undefinierte Wörter (bislang in Datenbank undefinierte Begriffe)

Terme prüfen

Ein anderes Merkmal ist die Hervorhebung von Worten gemäß Einstellungen im Reiter „Dokumente“ unter „Einstellungen“. In diesem Fall sehen Sie 2 Terme unter Dont‘s rot markiert. Mit dem Befehl „Find next“ wird der unerlaubte Begriff im Word-Dokument markiert. Beim Aufruf des Befehls „Replace and find next“ kann das markierte Wort mit der angezeigten Alternative ersetzt werden.

Ersetzen

Terminologie verwalten

Die Vorstellung, in mühevoller Kleinarbeit eine Terminologiedatenbank zu erstellen, die für alle Mitarbeiter und Abteilungen eines Unternehmens von Nutzen ist, wirkt mitunter etwas abschreckend. Dabei muss es gar nicht besonders aufwändig sein. Bei Verwendung der Datenbank Acolada UniTerm (nach ISO 1260) ist sowohl das Erstellen als auch die Pflege einer unternehmensinternen Datenbank sehr einfach gestaltet. Sind bereits Daten, beispielsweise in Form einer Excel Tabelle vorhanden, lassen sich diese mit der Funktion Tabelle importieren in die Datenbank einlesen.

Import Tabelle

Mit dem TBX -Export aus der Datenbank kann der Übersetzer die vorhandenen Terme in sein Translation Memory System importieren. Dieser Export von TBX muss zuvor in einem Konfigurations-Skript definiert werden.

Terme können mit TERM CHECK auch aus einem Dokument ausgelesen. Das Ergebnis der Prüfung kann als Excel-Datei gespeichert werden und anschließend via Tabellenimport in UniTerm eingefügt werden. Auf diese Weise ist ein Grunddatenbestand schnell erstellt, sodass der Einsatz innerhalb des Unternehmens in kürzester Zeit erfolgen kann. Die Pflege, Verwaltung und Ergänzung der Datenbank kann je nach Unternehmensgröße, Terminologieumfang und Sprachvielfalt verschieden gehandhabt werden.

Linguistic Engine und Clipboard Listener-Technologie

Mit der Anbindung an UniTerm Plus inklusive der Linguistic Engine ergeben sich für den Anwender zahlreiche neue Möglichkeiten. Vor allem die Pflege der Datenbank gestaltet sich hier weniger aufwändig, da einzelne flektierte Wortformen einer Grundform automatisch mit berücksichtigt werden.

Verwendete Wote

Unterhalb der jeweiligen Begriffe (hier: „möchten“) finden Sie die Lemma, also die Grundform eines Wortes. Das heißt, bei Verben wird sowohl die konjugierte Form als auch der Infinitiv ausgelesen, bei Substantiven z.B. Singular und Plural und bei zusammengesetzten Worten die einzelnen Wortbestandteile.

Finalyser TERM CHECK ermöglicht die Terminologieprüfung auch aus anderen Anwendungen heraus. Dafür sind keine separaten Installer notwendig. Stattdessen prüft TERM CHECK mittels des Finalyser Clipboard Listeners einfach den Inhalt Ihrer Zwischenablage. Auf diese Weise können Sie mittels Markierung der zu prüfenden Textstellen und der Tastenkombination Strg+C eine schnelle Terminologieprüfung Ihres aktuellen Dokuments durchführen.

Bei der Installation von Finalyser TERM CHECK, wird ein Link auf den Finalyser Clipboard Listener erzeugt, der im Windows Startmenü aufgerufen werden muss.

Clipboard Listener

Jetzt ist die Finalyser Clipboard Listener Funktion aktiv. Alle Zeichen, die mit der Tastatur gemacht werden, werden jetzt registriert und gegen die Datenbank geprüft. Alle gefundenen Terme listet das Fenster „Term matches“ auf.

Term matches

Nach dem Kopieren eines Absatzes in die Zwischenablage, erscheint automatisch das Clipboard Content Fenster mit der Farbhervorhebung, die in den Einstellungen gewählt wurde. Starten Sie „Terme prüfen“ vom Clipboard Listener aus, so erhalten Sie das Ergebnis Fenster „Verwendete Wörter“.

Clipboard Content

Mit der einfachen Anwendung für Terminologie Finalyser TERM CHECK, integriert in Adobe FrameMaker, InDesign und andere Anwendungen inklusive LIVE CHECK und Listener Technologie, liegt es bei Ihnen Terminologie auf sehr einfache Weise in gesamten Unternehmen verwalten zu können.

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