Terminologiearbeit im Unternehmen

Die Notwendigkeit einer einheitlichen Terminologie wird innerhalb von Unternehmen im Allgemeinen nicht infrage gestellt. Dennoch ist die Bereitschaft zum Einsatz von unterstützenden Tools häufig niedrig, da das Terminologiethema selten als oberste Priorität eingestuft wird. Dabei ist die korrekte Verwendung von Fachtermini nicht nur Aufgabe der Dokumentationsabteilung bzw. Technischer Redakteure sondern spielt im Sinne der Technischen Kommunikation in jeder Abteilung des Unternehmens eine entscheidende Rolle.

Im Folgenden wird kurz beschrieben, wie kollaborative Terminologiearbeit funktionieren kann und welche Möglichkeiten das Tool Finalyser TERM CHECK in Kombination mit der Datenbank UniTerm von Acolada für eine konsistente Terminologiearbeit im Unternehmen bietet:

Terminologiedatenbank erstellen

Die Vorstellung, in mühevoller Kleinarbeit eine Terminologiedatenbank zu erstellen, die für alle Mitarbeiter und Abteilungen eines Unternehmens von Nutzen ist, wirkt mitunter etwas abschreckend. Dabei muss es gar nicht besonders aufwändig sein. Bei Verwendung der Datenbank UniTerm Light ist sowohl das Erstellen als auch die Pflege einer unternehmensinternen Datenbank sehr einfach gestaltet. Sind bereits Daten, beispielsweise in Form einer Excel Tabelle vorhanden, lassen sich diese mit der Funktion Tabelle importieren in die Datenbank einlesen.

Ist noch kein Datenbestand verfügbar, können spezifische Begriffe entweder einzeln in die Datenbank eingetragen oder aus einem Dokument ausgelesen und anschließend via Tabellenimport eingefügt werden. Auf diese Weise ist ein Grunddatenbestand schnell erstellt, sodass der Einsatz innerhalb des Unternehmens in kürzester Zeit erfolgen kann. Die Pflege, Verwaltung und Ergänzung der Datenbank kann je nach Unternehmensgröße, Terminologieumfang und Sprachvielfalt verschieden gehandhabt werden.

Datenbankauswahl

Im Menüpunkt Einstellungen wählt der Anwender zunächst aus, welche in der Datenbank hinterlegten Sprachen oder Sachgebiete für die Prüfung des aktuellen Dokuments erforderlich sind. Gibt es beispielsweise Begriffe, die in verschiedenen inhaltlichen Kontexten oder Sprachen unterschiedlich bewertet werden, ist die Einteilung in Sachgebiete und sprachliche Unterschiede sinnvoll.

Zudem lässt sich in den Einstellungen festlegen, ob bei der Terminologieprüfung die Groß- und Kleinschreibung berücksichtigt werden soll.

Markierungen

Um in einem Dokument oder Buch verschiedene Wortarten farblich kenntlich zu machen, bietet TERM CHECK die Möglichkeit, Markierungen anzugeben.

Terme prüfen

Die eigentliche Terminologieprüfung  wird durch Klick auf Terme prüfen durchgeführt. Während der Prüfung vergleicht TERM CHECK die Inhalte des Dokuments oder Buchs mit der hinterlegten Datenbank. Die Suchergebnisse werden im Fenster Verwendete Wörter aufgelistet und sind in folgende Wortarten unterteilt:

  • Dont’s: Unerlaubte Begriffe, die im Text ausgetauscht bzw. ersetzt werden müssen.
  • Terme: Erlaubte Begriffe, die in der Datenbank z.B. als legalTerm definiert wurden.
  • Abkürzungen: Im zu prüfenden Text enthaltene Abkürzungen.
  • StopWorte: Wörter, die im Kontext zu terminologischer Korrektheit kaum eine Rolle spielen,  wie z.B. bindewörter, Füllwörter und Ähnliche.
  • Undefinierte Wörter: Bislang undefinierte Begriffe innerhalb eines Textes.

 

LIVE CHECK und LISTENER Technologie

Seit Version 3.0 des Finalyser TERM CHECK ist das völlig editorenunabhängige Prüfen von Texten, Dokumenten und Büchern möglich. Mithilfe der LISTENER Technologie können einerseits Inhalte der Zwischenablage per Knopfdruck geprüft werden und, andererseits bereits im LIVE CHECK bereits während der Eingabe Inhalte geprüft und Anwender auf eventuelle Dont’s hingewiesen werden.

Natürlich gibt es auch weiterhin die spezifischen Integrationen für folgende Programme:

  • MS Word ab 2010
  • Adobe FrameMaker 11/12
  • Adobe InDesign 5, 5.5 und 6

Die Nutzung in allen anderen Editoren bietet jedoch eine deutlich ehöhte Konsistenz bei der Verwendung der richtigen Terminologie eines Unternehmens. So können beispielsweise E-Mails ebenso geprüft werden wie Marketingmaterialien oder Textinhalte in CAD Programmen und in zahlreichen weiteren Tools.

Um die Verwendung des Finalyser TERM CHECK noch komfortabler zu gestalten, bietet SQUIDDS in Kooperation mit Partner Acolada demnächst Versionserweiterungen an, in denen eine Linguistic Engine enthalten ist sowie die Möglichkeit einer Anbindung an die Edition UniLex von Acolada besteht.

Informationen

Haben Sie weitere Fragen zu den Möglichkeiten und Erweiterungen des Finalyser TERM CHECK? Dann schreiben Sie uns eine E-Mail an kontakt@squidds.de oder rufen Sie uns an unter 0911-21 53 47 -0.

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